Фактуриране в Германия

Документалната обоснованост е основно изискване за правилно осчетоводяване на стопанските операции. Това означава, че отчитане на каквато и да е сделка не може да става без съответен документ. Един от най-често използваните счетоводни документи е фактурата. Освен за документиране на извършени или получени доставки, най-честото приложение на фактурата е за целите на ползване на данъчен кредит. Не на последно място, фактурирането се е превърнало в практическа предпоставка за определяне изискуемостта на парично задължение чрез съдържащата се във фактурата покана за плащане на определена сума в даден срок.

За да бъдат признати като редовни - от получателите, но и от данъчната администрация - фактурите трябва да отговарят на някои изисквания. Въпреки че данъчното облагане в ЕС е хармонизирано в областта на косвените данъци, сред които ДДС, и с това - на реда да отчитане на доставките, издаването на фактури в различните държави-членки в някои аспекти е уредено по различен начин. Настоящата публикация цели да очертае някои от основните правила, които следва да се спазват при фактуриране съгласно немското законодателство.

Да си припомним: Фактуриране в България

Фактурата, издавана съгласно българското законодателство, трябва да съдържа:

• обозначението “фактура”;
• уникален пореден десетразряден номер, съдържащ само арабски цифри;
• дата на издаване;
• име, адрес и идентификационен номер по ДДС (или БУЛСТАТ/ ЕИК за нерегистрираните по ЗДДС лица) на доставчика;
• име, адрес и идентификационен номер по ДДС (включително идентификационен номер за регистрирано в друга държава лице, съответно БУЛСТАТ/ ЕИК за нерегистрираните по ЗДДС лица) на получателя;
• количеството и вида на стоките или услугите;
• датата, на която е възникнало данъчното събитие на доставката, или датата, на която е получено авансовото плащане;
• единичната цена без данъка и данъчната основа на доставката, както и предоставените търговски отстъпки и намаления, ако те не са включени в единичната цена;
• ставката на данъка, а когато ставката е нулева - основанието за прилагането ѝ, както и основанието за неначисляване на данък (за нерегистрираните по ЗДДС лица или регистрираните за целите на вътреобщностно придобиване или на доставки на услуги, данъкът за които е изискуем от получателя), или "обратно начисляване” (“reverse charge”), когато данъкът е изискуем от получателя;
• размерът на данъка (както и данъчната основа) трябва да бъде посочен (и) в български лева, докато всички останали суми по фактурата могат да бъдат обозначени и в друга валута;
• сумата за плащане, ако тя се различава от сумата на данъчната основа и на данъка. Ако сумата на данъчната основа и данъка не надвишава 100 евро (равностойността им в български лева), то данъчната ставка и сумата за плащане могат и да не се посочват във фактурата;
• при вътреобщностна доставка на нови превозни средства - обстоятелствата, които определят стоката като ново превозно средство.

Фактурирането на данъчно задължените по българския Закон за ДДС лица трябва да се извърши в рамките на 5 дни от датата на данъчното събитие (доставката на стоки или услуги, вътреобщностното придобиване или вносът на стоки), респективно от датата на получаване на авансово плащане. При вътреобщностна доставка срокът за фактуриране е до 15то число на месеца, следващ месеца на възникване на данъчното събитие за доставката.

Изисквания към фактурите в Германия

Ако доставчикът е предприятие (всяко лице, упражняващо самостоятелна стопанска или професионална дейност), извършващо доставки на друго предприятие за целите на дейността му или на юридическо лице, което не е предприятие, то той е задължен да издаде фактура в рамките на 6 месеца. За вътреобщностни доставки важи обаче същият срок, както в България, а именно до 15то число на месеца, следващ месеца на доставката. За доставки спрямо физически лица, неизвършващи независима икономическа дейност, по принцип няма задължение за фактуриране. Такова важи - отново в 6-месечен срок - само за доставки във връзка с недвижими имоти (строителство, поддръжка, вкл. почистване на и в сгради и пр.).

Фактурите (на стойност над 150 евро) съгласно немския Закон за ДДС трябва да съдържат следните данни:

1. Пълни имена и адрес на доставчика и получателя на доставката
Тези условия са изпълнени, ако от посочените във фактурата данни, имената и адресите на страните по доставката могат да бъдат еднозначно установени. Така например, достатъчно е посочване на пощенска кутия на получателя. Също така за получатели, разполагащи с множество клонове или филиали, адресът на всеки един от тях важи като пълен адрес на получателя.
2. Данъчен номер или идентификационен номер по ДДС на доставчика
Дори доставчикът да има идентификационен номер по ДДС, не е задължително да го посочва във фактурите си, ако там е изписан данъчният му номер. Задължение на получателя е да провери данните на доставчика във фактурата. Въпреки това, той не губи правото си на данъчен кредит, ако не е могъл да разпознае грешки или непълноти и останалите условия за ползване на данъчен кредит са изпълнени.
3. Пореден уникален сериен номер на фактурата
За разлика от България, в Германия номерацията на фактурата не следва да е десетразрядна. Номерата освен това могат да съдържат и букви. Серии от номера могат да бъдат образувани по желание на доставчика - за различни клиенти, периоди (включително дни), филиали и пр. Включително непрекъснатата последователност на номерацията не е задължителна. Най-важното условие е, номерът на фактурата да е уникален и да не е използван вече за друг данъчен документ.
4. Количество и описание на доставените стоки или вид и обем на доставените услуги
За описанието на предмета на доставка е достатъчно използване на обичайни за търговската практика названия и събирателни наименования (например офис мебели, тютюневи изделия, спиртни напитки и пр.). Важно е описанието да позволява проверка и констатиране на вида стока/ услуга.
5. Дата на доставка или на авансово плащане
Достатъчно е посочване само на месеца, в който е настъпило данъчното събитие, без посочване на конкретната дата. Цитиране на момента на доставка може да бъде напълно спестено и заменено с позоваване на товарителница или друг документ, от който безспорно може да се установи датата на доставка (да не се бърка обаче с посочване на датата на товарителницата без уточнение, че тя не съответства на датата на доставка). В указанията си за прилагане на немския Закон за ДДС Федералното финансово министерство дори допуска допълнения и уточнения относно момента на доставка от получателя, ако и доколкото този момент може да бъде установен от други документи. И тук обаче е необходимо внимание, тъй като по принцип поправки на фактурите могат да се извършват само от техните издатели. Освен това, както и в България, датата на доставка трябва да бъде посочена във фактурата и тогава, когато съвпада с датата на фактурата. В този случай е позволено указание, че двете дати са идентични. Датата на данъчното събитие по немското законодателство се определя, както следва:
• при получаване на стока от получателя от обекта на доставчика, това е датата на предаване на стоката;
• при доставки, които се осъществяват чрез транспортиране на стоките, датата на доставката е моментът на започване на транспорта;
• при доставка на стока, която не се превозва, ако в доставката участват повече от едно лица (верижни сделки), при DDP-доставките за момент на доставка важи датата на пристигане на стоката при получателя, а при EXW - датата на извеждане на стоката от склада на доставчика;
• при доставка на стоки, които се обработват от и за сметка на доставчика, дтатата на приемо-предаване от възложителя е дата на доставката;
• при доставка на услуги приключване на изпълнението с приемане от страна на възложителя е дата на доставката, освен ако не са уговорени частични приемания;
• при авансови плащания датата на плащането се посочва само, ако тя е известна и не съвпада с датата на фактурата.
6. Цена на доставката
Трябва да бъде посочена така, че да са разпознаваеми различните данъчни ставки, данъчните облекчения/ освобождавания и предоставените отстъпки/ намаления от цената. Ако при фактурирането още не е известен точният размер на уговорена отстъпка, достатъчно е във фактурата да се укаже, каква е уговорката - например “3% отстъпка при плащане в 10-дневен срок”.
7. Приложима данъчна ставка, сума на данъка или указание за освобождаване от облагане с ДДС
В случай на приложимо освобождаване или друго отклонение от облагането, не е задължително цитиране на съответната законова разпоредба. Достатъчно е основанието за неначисляване на данък да бъде описано с думи - например “необлагаема вътреобщностна доставка”.
8. Указание за обратно начисляване (“reverse charge”)
По принцип е необходимо при приложимо обратно начисляване във фактурата да се посочи “данъчно задължение на получателя” (на немски: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“). Все пак пропуск и на този реквизит не е фатален нито за ползване на данъчен кредит (ако са изпълнени всички други условия за това), нито би довел до обръщане на данъчното задължение, т.е. немският получател на доставката ще дължи данъкът и в случаите, в които това не е изрично указано във фактурата. От изложеното до тук стана ясно, че до голяма степен реквизитите на българските и немските фактури са идентични. В Германия обаче пропуск на някой от тях в повечето случаи няма да навреди на получателя на доставката. Това означава, че, ако се придържате към правилата за фактуриране в България при издаване на немски фактури, то ще сте изпълнили едновременно изискванията и на двете национални законодателства. Това, разбира се, не важи от гледна точка на език, валута и други тясно свързани със съответната държава особености на търговския оборот.

Определяне на приложимите правила за фактуриране

До тук стана ясно, как следва да се фактурира съгласно българското и съгласно немското законодателство. В кои случаи обаче кои правила следва да се съблюдават?

Фактура, съответстваща на българския Закон за ДДС, се издава винаги, когато мястото на изпълнение на доставката е на територията на България. Българска фактура се издава и при доставка с място на изпълнение на територията на друга държава-членка при т. нар. обратно начисляване, при положение че доставчикът е установен на територията на България и не извършва доставката чрез постоянен обект в държавата, в която е мястото на изпълнение на доставката.

Аналогично, немският Закон за ДДС предвижда, че при обратно начисляване се прилагат правилата за фактуриране на страната-членка, в която е установен доставчикът, ако той няма постоянен обект на територията на Германия, от който извършва доставката.

С това с немските разпоредби относно фактурирането следва да се съобразявате винаги, ако (1) изпълнявате доставки с място на изпълнение на територията на Германия, или (2) сте установени на територията на Германия (чрез постоянен обект, разположен там) и изпълнявате доставки с място на изпълнение извън територията на Германия, за които данъкът е изискуем от получателя, при положение, че не разполагате с постоянен обект в страната, в която е мястото на изпълнение на доставката.

Ако желаете и Вие да сте сред първите читатели на нашия бюлетин: