При целия шум около т. нар. Наредба Н-18 (пълно наименование за справка: Наредба № Н-18 от 13.12.2006 г. за регистриране и отчитане чрез фискални устройства на продажбите в търговските обекти, изискванията към софтуерите за управлението им и изисквания към лицата, които извършват продажби чрез електронен магазин) няма как да не се спра на отражението й върху работата на онлайн търговците. Наредбата по принцип изисква за всяка продажба на стока или услуга да бъде издадена касова бележка и поставя редица изисквания към фискалните устройства, които генерират такива бележки. Все пак от задължението за ползване на фискално устройство съществуват изключения, които са благоприятни включително за операторите на електронни магазини. По принцип регистрирането и отчитането на продажбите чрез касова бележка не е задължително във всички случаи на извършване на дистанционно разплащане чрез:
- внасяне на пари в наличност по платежна сметка,
- кредитен превод,
- директен дебит
- наличен паричен превод, извършен чрез доставчик на платежна услуга по смисъла на Закона за платежните услуги и платежните системи,
- пощенски паричен превод (ППП), извършен чрез лицензиран пощенски оператор за извършване на пощенски парични преводи по смисъла на Закона за пощенските услуги.
В последния посочен случай на ППП на клиента се предоставя хартиен или в електронен вид документ, съдържащ минимум следните реквизити:
- наименование и адрес за кореспонденция на търговеца;
- идентификационен номер на търговеца (БУЛСТАТ/ ЕИК/ ЕГН/ ЛНЧ/ служебен номер от регистъра на НАП);
- наименование на стоката/услугата, код на данъчна група, количество и стойност по видове закупени стоки или услуги;
- обща сума за плащане и начин/и на плащане.
Както посочих в началото, извън изключенията от задължението за издаване на касова бележка при дистанционни разплащания, съществуват специални облекчаващи дейността на електронните магазини разпоредби. Те могат да се обобщят в две групи:
Онлайн търговците могат да регистрират и отчитат продажбите си чрез издаване на фискален/системен бон, генериран в електронен вид, без да се отпечатва на хартиен носител, който се предоставя на електронен адрес на клиента. Търговецът обаче е длъжен да съхрани данни за изпращането му.
Алтернативата е регистриране и отчитане на онлайн продажбите, за които е извършено неприсъствено плащане с кредитна или дебитна карта (т.е. чрез виртуално терминално ПОС устройство), с издаване на документ с реквизите, които ще изброя по-долу. Издаването на такъв документ вместо фискален/ системен бон е допустимо само при условие че:
a. Търговецът не приема други плащания, изискващи издаването на фискален/системен бон, както и че
b. използваният от електронния магазин софтуер за управление на продажбите отговаря на следните изисквания:
- генерира уникален номер на всяка поръчка за закупуване на стока или услуга;
- осигурява пълнота и интегритет на данните, създавани чрез него;
- в случаите, в които софтуерът за управление на продажби в търговски обект представлява модул от софтуер, останалите модули не могат да имат дублираща функционалност за управление на продажбите или функционалност, целяща заобикаляне на изискванията в това приложение;
- осигурява еднозначна автентикация на потребителите (операторите) при работа с него;
- за предпочитане е интерфейсът на софтуера да е на български език, в противен случай търговецът е длъжен да предостави негов превод на български език при поискване от орган по приходите;
- не управлява други продажби, освен такива за които се приемат неприсъствени плащания с кредитна/ дебитна карта.
Документът, който онлайн търговците издават в последно разисквания случай, трябва да съдържа:
- наименование на документа и уникален десетразряден номер, състоящ се от арабски цифри и нарастващ възходящо за всяка продажба;
- данни за търговеца (за юридическите лица и едноличните търговци - наименование, ЕИК, седалище и адрес на управление, електронен адрес или телефон; за физическите лица - имена, адрес, на който се упражнява дейността, електронен адрес или телефон);
- уникален номер на клиентската поръчка;
- референтен номер на финансовата трансакция;
- наименование на стоката/услугата, код на данъчна група, количество и стойност по видове закупени стоки/услуги, единична цена, - - обща сума за плащане и начин/и на плащане;
- двумерен баркод (QR код), съдържащ информация за продажбата - уникален номер на електронния магазин, получен от НАП, дата и час на продажбата в софтуера на електронния магазин, референтен номер на финансовата трансакция, сума на продажбата и уникален номер на клиентската поръчка в електронния магазин.
Както вероятно е направило впечатление при разискване на реквизитите на документа за регистрация на продажбите, едно от изискванията е получаване на номер на електронния магазин. Това се случва при регистрация на електронния магазин в НАП преди започване на дейността по продажби. Регистрацията се извършва по електронен път с електронен подпис чрез електронна услуга в Портала за е-услуги на НАП. При нея се предоставя информация освен за самия електронен магазин (домейн, собственик, хостинг, поддръжка), също и за методите на плащане, ползваните доставчици на платежни услуги, платежните сметки, номер на виртуалния ПОС и пр.